資料下載     商務(wù)洽談室的服務(wù)程序與標(biāo)準(zhǔn).docx

                                                                                

一、準(zhǔn)備

根據(jù)洽談室預(yù)訂情況，在使用請(qǐng)前一小時(shí)做好準(zhǔn)備；

1、檢查電視機(jī)、錄像機(jī)、投影儀等設(shè)備是否正常，檢查白板、記錄簿、筆等會(huì)議用品是否齊全；

準(zhǔn)備足夠的茶水、茶具等；

2、如果客人提出特殊要求，則應(yīng)按要求辦理。

二、迎接客人

1、 當(dāng)客人走進(jìn)商務(wù)洽談室時(shí)，值班人員應(yīng)立即起立向客人致意：“早上

/下午/晚上好，先生/女士/小姐，這邊請(qǐng)”（Good morning/afternoon/

evening/,sir/Madam/miss, this way, please）:

a．如果當(dāng)時(shí)值班人員正在忙碌，應(yīng)馬上放下手上工作或示意其他值班人員接待該客人。

b．確實(shí)無(wú)法馬上給客人提供服務(wù)時(shí)，應(yīng)禮貌示意客人直接進(jìn)入洽談室稍候，之后應(yīng)向客人講：“對(duì)不起，讓您久等了”。

2、引領(lǐng)客人進(jìn)入洽談室，講：“請(qǐng)進(jìn)”，并做手勢(shì)示意。

a．值班人員先進(jìn)洽談室開(kāi)燈，如果在白天應(yīng)拉開(kāi)窗簾，再回到門口請(qǐng)客人進(jìn)入；

b．為主席位拉椅子，請(qǐng)客人入座。

三、為客人提供服務(wù)

1、為客人上茶；

a．客人入座后，按順序?yàn)榭腿松喜杌蛑付嬃?，注意茶水只沏八分，茶杯下放杯墊，把手統(tǒng)一朝客人右手方向；

b．如果客人需要飲料，按其要求提前擺放；

c．按四人一壺開(kāi)水的標(biāo)準(zhǔn)為洽談室配備足夠的開(kāi)水和涼水，放在適當(dāng)位置。

2、禮貌征詢會(huì)議聯(lián)絡(luò)員有否其他事情。

告訴客人會(huì)議室設(shè)備放置位置和使用方法。

3、一切妥當(dāng)后輕輕退出會(huì)議室，面向客人關(guān)上門，并告示客人有需求隨時(shí)恭候。

四、會(huì)議中途服務(wù)

1、每半小時(shí)一次檢查飲水是否充足，同時(shí)更換煙缸。

a．必要時(shí)為客人沏茶，注意用手勢(shì)禮貌向客人示意；

b．進(jìn)入正式開(kāi)會(huì)的會(huì)議室時(shí)必須做到“三輕”，隨手關(guān)門。

2、會(huì)議中途增加的糕點(diǎn)或其他小食品、飲品等應(yīng)由值班員協(xié)助送入，根據(jù)客人要求擺放或分派。

3、如果會(huì)議中途有外人或電話來(lái)找，應(yīng)由值班員入內(nèi)請(qǐng)被找者出來(lái)面談或聽(tīng)電話，以保證會(huì)議順利進(jìn)行。

4、客人會(huì)議中提出的商務(wù)需求或其他需求應(yīng)盡量滿足，確有難度應(yīng)禮貌解釋。

五、向客人道別

1、客人會(huì)議結(jié)束時(shí)，值班員應(yīng)起立拉開(kāi)門，微笑向客人致意：“先生/女士/小姐，再見(jiàn)”（Good-bye, Sir/Madam/Miss）。

值班員正忙時(shí)，應(yīng)放下手頭工作或示意其他值班員送別客人。

2、請(qǐng)客人簽單或現(xiàn)付。

會(huì)議結(jié)束前將所有費(fèi)用統(tǒng)計(jì)出來(lái)，征詢客人付款方式，現(xiàn)付客人開(kāi)啟發(fā)票，記帳客人請(qǐng)客人在記帳單上簽字，并在電腦上進(jìn)行處理。

六、整理洽談室

客人離去后，應(yīng)在30分鐘之內(nèi)將洽談室整理完畢；如果值班員正忙碌，洽談室不能馬上投入使用，可緩至值班員下班之前完成整理工作